Créer un système organisationnel sécurisé
L’usurpation d’identité reste une source majeure de fraude. L’organisation de vos documents est un moyen efficace de sécuriser vos informations personnelles et de compte. Que vous prévoyiez d’utiliser des dossiers papier, de passer au zéro papier ou de compter sur une combinaison des deux, il est important d’avoir un système en place. S’il existe de nombreuses méthodes d’organisation, les objectifs les plus importants sont de garder votre système simple, sécurisé et habituel.
Suivez ces quatre étapes pour classer et sécuriser vos papiers sensibles. En vous organisant, il vous sera plus facile de protéger votre identité :
1. Rassemblez et triez tous vos papiers.
Avez-vous caché des papiers ici et là ou les avez-vous empilés dans une boîte à chaussures ? Prévoyez du temps sur votre calendrier (essayez deux heures) pour les étaler tous sur une grande table et les trier en catégories par importance et immédiateté. Vous trouverez en ligne des stratégies intelligentes pour classer les papiers importants dans des catégories et les classer en toute sécurité. Pour des conseils personnels et une aide pratique, travaillez avec un organisateur professionnel.
Pour un sentiment d’accomplissement rapide, commencez par recycler le courrier indésirable ou les papiers périmés. Si l’un de ces documents contient des numéros de compte ou d’autres informations sensibles, mettez-les de côté dans un endroit sûr pour les déchiqueter.
2. Créez un système de classement simple.
Si votre » système de classement » consiste en une série de piles aléatoires de papiers éparpillés sur la table de la salle à manger ou sur le lit d’ami, vous n’êtes probablement pas aussi organisé que vous le pensez. Il est facile pour un document important ou urgent d’être enterré et oublié dans une pile non marquée.
Que vous préfériez un système de classement horizontal (à plat ou à tiroirs) ou vertical (armoire de classement traditionnelle ou pochettes murales), placez tous les papiers dans des dossiers clairement étiquetés, organisés soit par sujet, soit par sujet plus année (par ex. « Assurance automobile : Toyota » ou « 2021 Médical : Julie »).
3. Rangez vos documents en toute sécurité. Placez vos documents les plus importants dans une boîte fermant à clé à l’épreuve du feu (par exemple, acte de naissance, testament et fiducie, passeport, carte de sécurité sociale). Conservez les autres documents sensibles dans un endroit sûr, comme une armoire verrouillée (par exemple, les documents fiscaux, les comptes de carte de crédit, les papiers de propriété). Vous pouvez également scanner les documents importants et en conserver une copie numérique comme sauvegarde.
Si vous décidez de vous passer de papier, organisez vos fichiers numériques selon la même structure logique de dossiers. Assurez-vous que tous vos fichiers numériques sont protégés par un mot de passe et sauvegardés sur un disque de stockage amovible ou dans le cloud. Arkevia, par exemple, vous propose l’utilisation d’un coffre-fort numérique. Plus d’informations sur arkevia.
4. Intégrez l’organisation dans votre routine. Créez une station d’attente temporaire ou un réceptacle pour les papiers entrants. (Le mot clé ici est temporaire. Une boîte à chaussures convient, tant qu’elle est temporaire). Ensuite, prévoyez un moment régulier chaque semaine (notez-le sur votre calendrier) pour trier et classer les documents entrants. Faites de votre nouvelle routine une habitude, que vous décidiez de trier et classer tous les soirs, une fois par semaine ou une fois par mois. Faites ce qui est réaliste et tenez-vous-y.
Prendre des mesures supplémentaires pour protéger votre identité
Maintenant que vous avez pris le contrôle de votre paperasse avec un système d’organisation simple, sûr et habituel, envisagez ces mesures supplémentaires. Tout d’abord, vérifiez vos rapports de crédit. Vous avez droit à un rapport de crédit gratuit tous les 12 mois auprès de chacune des trois principales agences de renseignements.
Puis, renseignez-vous sur l’assurance contre le vol d’identité. Plusieurs fournisseurs d’assurance offrent la possibilité d’ajouter une couverture contre le vol d’identité à une police d’assurance habitation à peu de frais. Cette assurance couvre les coûts liés à la perte de salaire, aux frais juridiques, aux rapports de crédit, et plus encore.
