Les réunions et séminaires d’entreprise sont des évènements programmés dans un cadre différent, original et intimiste, afin de favoriser l’interaction des collaborateurs. Un séminaire de travail est organisé dans le but de faciliter la communication entre les collaborateurs, de valoriser l’entraide, de réaffirmer les valeurs de l’entreprise, entres autres. Il s’agit également de faire un séminaire pour transmettre les stratégies de l’entreprise à l’équipe : lancement de produit, amélioration des résultats obtenus, nouvelle politique évènementielle… Le séminaire d’entreprise reste ainsi un évènement important, un outil de management qui impacte énormément sur le futur de la société. L’organisation d’évènements professionnels nécessite ainsi une préparation en amont et justement, voici les étapes à suivre.
Domaine pour séminaire : le choix du lieu de réunion est capital
L’organisation de séminaire d’entreprise a pour but de favoriser la cohésion, de booster la motivation ainsi que la performance des collaborateurs. Identiques au Team-building sur certains points, les réunions de travail répondent néanmoins à d’autres objectifs stratégiques. Il s’agit surtout de transmettre des messages, des stratégies, des visions et des enjeux professionnels. Le séminaire professionnel se divise ainsi en une session de travail et des activités ludiques. Louer une salle de réunion hors de l’entreprise, reste ainsi la meilleure option. Choisissez une salle de séminaire atypique, idéalement située à proximité pour éviter des frais de déplacement trop importants. Le lieu idéal est un cadre convivial pouvant accueillir la totalité des collaborateurs, comme un domaine pour séminaire.
Préférez également une salle de séminaires disposant d’un écrin de verdure et avec vue imprenable afin de susciter l’interactivité. Pour tous vos évènements professionnels, optez pour une location de salles bien éclairées par la lumière du jour. Ce qui permettra aux collaborateurs de mieux dialoguer et échanger sur les différentes stratégies de l’entreprise. Pour réussir à organiser un évènement professionnel tel qu’un séminaire d’entreprise, le choix du lieu est ainsi capital. En fonction de votre budget, vous pouvez aussi choisir des formules clé-en-main : location de salle équipée de vidéoprojecteur et avec un accès wifi gratuit à haut-débit, un traiteur professionnel pour s’occuper des déjeuners, des cocktails, des buffets, etc.
Organisation de séminaires d’entreprise : les étapes clés à suivre
Une fois le choix du cadre idéal pour tenir les séminaires professionnels décidé, la direction et les managers doivent maintenant préparer le contenu du séminaire. Il importe alors d’inclure les différents points suivants :
- La durée du séminaire ;
- Le planning ;
- Les activités proposées ;
- Le moyen de transport ;
- L’hébergement si le séminaire résidentiel dure plus longtemps ;
- La restauration.
La durée du séminaire
Tout dépend des objectifs à atteindre et de la disponibilité de tous les collaborateurs. La durée peut être une demi-journée, une journée ou plusieurs jours. Différents séminaires modulables peuvent être organisés selon les préférences et les besoins de la direction.
Le planning
Le planning est à réaliser en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise :
- Journée d’étude avec des intervenants extérieurs ;
- Présentations des projets en cours ;
- Communication sur les décisions stratégiques de l’entreprise ;
- Formations aux méthodes de management ;
- Intégration des nouvelles recrues ;
- Salons de formation et d’acquisition de nouvelles compétences ;
- Optimisation des ventes ;
- Motivation, cohésion et performance des collaborateurs ;
- Etc.
Les activités proposées
Pour les pauses café ou le moment dédié aux activités ludiques, plusieurs idées sont disponibles pour renforcer la cohésion des collaborateurs. Dans un château avec écrin de verdure, il est, par exemple, possible de faire une chasse au trésor, un jeu de piste, un « escape game », etc.
Le moyen de transport
Il faut le choisir selon vos besoins, notamment le nombre de participants au séminaire d’entreprise. Généralement, le prix de la location sera aussi déterminé en fonction de la longueur du trajet jusqu’aux salles de séminaire.
L’hébergement
Pour certaines salles de réunions dédiées aux séminaires résidentiels, des hébergements sont disponibles sur demande. C’est également le cas si vous tenez votre évènement dans un hôtel séminaire hors de la ville, de la région ou même du pays. Veillez simplement à bien vérifier la capacité d’accueil pour y loger tous vos collaborateurs.
La restauration
Comme pour l’hébergement, certains prestataires proposent des séminaires et banquets à la carte. Ce qui simplifiera et rendra originaux vos séminaires professionnels. Optez simplement pour des traiteurs qui proposent des prestations de qualité, à des tarifs concordant à votre budget.
Si vous manquez de temps, rapprochez-vous d’un professionnel de l’évènementiel pour organiser des séminaires productifs et ludiques. Cadre exceptionnel, journée de travail enrichie, apéritif et/ou banquet… vous n’aurez plus à vous soucier des petits détails pour réussir vos évènements privés et professionnels.
